Dilekçe ve Tutanak Nedir? : Bir dileği bildirmek için resmî makamlara sunulan, imzalı ve adresli yazıya Dilekçe denir. Anayasa’mıza göre her bir vatandaş dilekçe ve bilgi edinme hakkına sahiptir.
Yetkili makamlara verilen veya gönderilen dilekçelerde, dilekçe sahibinin adı-soyadı ve imzası ile iş veya ikametgâh adresinin bulunması gerekir. Dilekçeler kurumlar tarafından incelenir ve en geç otuz ile altmış gün içinde sonuçlandırılır.
Belli bir konuyu ihtiva etmeyen, imzasız ve adresi olmayan dilekçeler işleme konulmaz.
Dilekçe Yazarken Uyulması Gereken Kurallar
- Kağıt ve Yazı Aracı: Dilekçe çizgisiz beyaz kâğıda yazılmalıdır. Bilgisayar, daktilo veya kalemle yazılabilir. Dilekçe elle yazılacaksa dolma kalem veya tükenmez kalem kullanılır.
- Başlık: Sorun hangi kurumu ilgilendiriyorsa ona hitap edilerek başlanmalıdır. Başlığa konu olan kurumun adı büyük harflerle yazılır.
- Dil – Üslup: Ciddi, resmî, saygılı bir dil ve üslup kullanılmalıdır. Sorun, durum ya da dilek kısa ve açık olarak ifade edilmelidir. Yazım ve noktalama kurallarına dikkat edilmelidir.
- Saygı İbaresi: Dilekçe, bilgilendirilmesi amaçlanmışsa “…durumu bilgilerinize arz ederim.”, üst makamın bir sorunu çözmesi, bir işlemi başlatması isteniyorsa “Gereğini saygılarımla arz ederim.” veya “Gereğini arz ederim.”; yapılacak bir işlem için izin isteniyorsa “İzninizi saygılarımla arz ederim.” gibi saygı ifadeleriyle son bulmalıdır.
- Adres: Dilekçe sahibi, adını-soyadını ve açık adresini dilekçede belirtmelidir.
- İmza: Dilekçede imza genellikle ismin üstüne atılır ve sadece bir kişinin imzası bulunur. Ortak bir konuda birden fazla kişi aynı dilekte bulunacaksa dileklerini ayrı ayrı dilekçelerle belirtmeleri gerekir.
- Ekler: Dilekçeye eklenecek ek belgeler yazının sonunda “Ekler” başlığı altında maddeler hâlinde sıralanır.
Tutanak Nedir?
Belgelenmesi gereken bir durumu tespit edenler tarafından hazırlanıp imzalanan belgeye tutanak veya zabıt denir.
Tutanaklar, yalın ve açık bir üslupla, kişisel görüş ve yorumlara yer verilmeden aynen yazılır. Tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar hukuken geçerli belgelerdir. Bilgisayar ve daktiloda yazılabileceği gibi, okunaklı olmak şartıyla el yazısı ile de yazılabilir. Tutanak elle yazılacaksa dolma kalem veya tükenmez kalem kullanılır.
Tutanaklar düzgün, kısa, anlaşılabilir ifade ile yazılmalıdır. Tutanak kâğıdın sadece bir yüzüne yazılır. Eğer tutanak birden fazla sayfaya yazılacak ise sayfanın üst kısmında tutanağın kaçıncı sayfası olduğu yazı ile belirtilir ve her sayfanın altı mutlaka imzalanır.
Tutanak üzerinde silinti, kazıntı ve ilave yapılmaz. Eğer yanlış kelime yazılmışsa, üstü tek çizgi hâlinde çizilir ve çizilen kelimeden hemen sonra parantez açılarak kaç kelime çizildiği yazılır ve son olarak da tutanağı düzenleyen kişilerce üstü paraflanır.
Tutanakların başlık ve sonuç bölümünde tutanak oldukları belirtilmelidir. Tutanakta tarih ve gerekirse saat bilgisine yer verilmelidir. Tutanakta olaya şahit olanlar veya toplantı başkanlarının adı, soyadı ve imzası yer almalıdır. Tutanakta kronolojik sıraya göre anlatım yapılmalıdır.
Olay ve duruma göre isimlendirilen (toplantı tutanağı, kaza tespit tutanağı, buluntu eşya tutanağı vb.) çeşitli tutanak türleri vardır.
Tutanağınızı yazarken aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz.
• Tutanak türünü (olay tutanağı, toplantı tutanağı) belirleyiniz.
• Tutanak başlığını yazınız.
• Olayı /toplantıyı belirtme
• Yer, tarih, saat belirtme
• Kararları yazma (toplantı tutanağında)
• Kişileri ve unvanları yazma, imzaları atma
• Biçim, dil, yazım ve noktalama açısından kontrol etme
